1. Post openen en sorteren
Open en sorteer je post bij voorkeur elke dag.
Neem 3 bakjes die een vaste plek hebben en label ze.
- Rekeningen
- Belangrijke brieven (bv. post van de bank, verzekeringen, het werk, … )
- Te doen. Post waarop je moet reageren of in je agenda schrijven
2. Kies een vaste administratiedag
- Probeer in je weekplanning een vast moment van 2 uur te kiezen om al je administratie en geldzaken te regelen. Op deze manier betaal je alle rekeningen op tijd.
- Neem per jaar een map met meerdere tabbladen om al de verwerkte documenten in te stoppen.
- Neem het bakje rekeningen erbij. Betaal al de rekeningen die in je bakje zitten. Kijk ook je mailbox na op elektronisch doorgestuurde facturen. Handig is om via internetbankieren te betalen. De meeste banken hebben een handleiding voor internetbankieren. Ga langs bij je bank en vraag onlinebankieren aan, je zal hier documenten voor moeten ondertekenen. Je kan ook uitleg vragen.
- Als de rekening betaald zijn, stop ze dan in een map, eventueel gerangschikt op thema.
- Neem het bakje met belangrijke brieven. Je sorteert de brieven per soort. Neem een map met meerder tabbladen. Zo vind je zaken gemakkelijker terug als je ze nodig hebt. Een mogelijke onderverdeling vind je hieronder:
- Gas/elektriciteit
- Gsm
- Water
- Internet/tv
- Verzekeringen
- Papieren van de bank
- Belastingen
- Huurovereenkomst
- Auto
- Garantie- en aankoopbewijzen
- Neem het bakje ‘te doen’. Doorloop deze post. Reageer meteen of plan de nodige actie in.
Soms heb je brieven die je vertellen dat je iets moet doen, zoals je melden aan het gemeentehuis. Neem je agenda erbij en kijk meteen wanneer je daar tijd voor hebt, en bel eventueel om een afspraak te maken. Noteer dat dan in je agenda. Je krijgt uitnodigingen voor bepaalde zaken (bv. een trouw). Kijk dan in de agenda of je tijd hebt die dag. Je laat via het telefoonnummer of het e-mailadres weten of je aanwezig zal kunnen zijn.